KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

(POLITYKA PRYWATNOŚCI)

INFORMACJE WSTĘPNE

W ramach niniejszej polityki prywatności przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące przetwarzania przez nas danych osobowych na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”).

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych jest High Level Service Sp. z o.o. z siedzibą Warszawie (kod pocztowy 02-284, Al.. Krakowska 2A), KRS 0000427488 („HLS Cars” lub „Administrator”). W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych mogą się Państwo kontaktować również mailowo pod: info@hlscars.pl.

HLS Cars wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować pod iod@hlscars.pl.

HLS Cars przetwarzana dane osobowe różnych kategorii osób fizycznych, w różnych celach. Poniżej znajdą Państwo szczegółowe informacje na temat celów i zasad przetwarzania danych osobowych przez HLS Cars.

 CEL PRZETWARZANIA, PODSTAWA PRAWNA ORAZ OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

1. KANDYDACI DO PRACY LUB WSPÓŁPRACY

Cel przetwarzania i podstawa prawna:

1. podjęcie czynności niezbędnych do zawarcia umowy, na Państwa żądanie (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
2. realizacja bieżącego procesu rekrutacyjnego:
   1. w zakresie wynikającym z przepisów prawa, w szczególności Kodeksu Pracy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
   2. w razie udostępnienia przez Kandydata innych danych niż wymagane przepisami prawa – na podstawie jego zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w razie udostepnienia danych szczególnej kategorii - także art. 9 ust. 2 lit. a RODO),
3. realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w razie udostepnienia danych szczególnej kategorii, także art. 9 ust. 2 lit. f RODO),
4. realizacja przyszłych rekrutacji - w przypadku wyrażenia dodatkowej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

UWAGA: udostępnienie przez kandydata informacji przekraczających minimalny zakres danych regulowany prawem pracy (w szczególności art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy) to wyraźne działanie równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie tych danych w celu przeprowadzenia rekrutacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.

Okres przechowywania danych:

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez 3 miesiące, a w razie wyrażenia zgody na udział w dalszych rekrutacjach – przez okres wskazany w treści klauzuli zgody lub do czasu jej wycofania W razie uzasadnionej informacji o możliwości wystąpienia roszczeń, dane osobowe będą także przechowywane do upływu terminów ich przedawnienia.

W przypadku zbierania danych w sposób inny niż od Państwa - źródło ich pochodzenia i kategorie danych osobowych:

Co do zasady, Państwa dane osobowe nie są pozyskiwane w sposób inny niż od Państwa. Wyjątkowo, w przypadku Państwa uprzedniej zgody, dane osobowe zostały nam przekazane przez podmioty specjalizujące się w rekrutacji. Kategorie pozyskanych danych osobowych to imię, nazwisko, dane kontaktowe, informacje o wykształceniu, historia zatrudnienia oraz inne dane podane przez Państwa w dokumentach aplikacyjnych.

2. KLIENCI, POTENCJALNI KLIENCI I OSOBY WYZNACZONE DO REALIZACJI UMOWY

Cel przetwarzania i podstawa prawna:

1. realizacja umowy z Klientem lub podjęcie działań przed zawarciem umowy, na żądanie Klienta, wyrażone w dowolny sposób (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeśli jesteś Klientem; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeśli jesteś osobą działającą w imieniu lub na rzecz Klienta),
2. realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności księgowych oraz podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
3. cele wskazane w treści zgód na przetwarzanie danych osobowych - jeśli takie zgody były wyrażane, w szczególności marketing produktów i usług firm współpracujących z Administratorem (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
4. ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, jak również weryfikacji wiarygodności płatniczej Wynajmującego przed zawarciem umowy w tzw. wywiadowniach gospodarczych, co stanowi realizację prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
5. marketing własnych produktów i usług, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
6. w celu zabezpieczenia przedmiotu najmu (samochodu) – dotyczy danych osobowych w postaci geolokalizacji (GPS), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Okres przechowywania danych:

Państwa dane osobowe będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy z Klientem. Gdy podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, dane będą przetwarzane do momentu zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu, przy czym standardowo dane w postaci geolokalizacji (GPS) usuwane są po upływie 12 miesięcy od zapisania. Gdy podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, dane będą przetwarzane do momentu wycofania zgody na przetwarzanie.

W przypadku zbierania danych w sposób inny niż bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą - źródło ich pochodzenia i kategorie danych osobowych:

Dane zostały pozyskane od Klienta lub od osoby współpracującej z nami w imieniu Klienta. Dane osobowe pozyskujemy w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy, przy czym najczęściej są to: imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu. W przypadku elektronicznej obsługi transakcji – także login, hasło oraz historie zakupów i aktywności.

Źródłem danych może być też podmiot, który dysponował wyrażoną przez Panią/Pana zgodą na ich udostępnienie na rzecz Administratora, lub inną ważną podstawą prawną. W tym przypadku, pozyskane dane osobowe obejmują dane niezbędne do prowadzenia danego rodzaju działań marketingowych (typowo są to imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu i/lub adres korespondencyjny).

Dodatkowo, w przypadku osób korzystających z wynajętych aut Administrator pozyskuje ich dane osobowe w postaci geolokalizacji (GPS), jak również katalog zdarzeń ustalonych na podstawie zapisów z GPS, takich jak styl jazdy czy przekroczenie prędkości. Zapis geolokalizacji (GPS) odbywa się w systemie 24/7. Przed zawarciem umowy Administrator dodatkowo weryfikuje Wynajmującego w tzw. wywiadowniach gospodarczych.

3. UCZESTNICY KONKURSÓW

Cel przetwarzania i podstawa prawna:

1. wypełnienie obowiązków organizatora konkursu, w tym obsługa zgłoszeń, informowanie o wynikach i wyłanianie zwycięzców oraz przyznawanie i wysyłanie nagród konkursowych, co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
2. realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności księgowych oraz podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
3. cele wskazane w treści zgód na przetwarzanie danych osobowych - jeśli takie zgody były wyrażane (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
4. ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, co stanowi realizację prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
5. marketing własnych produktów i usług, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
6. marketing produktów i usług firm współpracujących z Administratorem, na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Okres przechowywania danych:

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do wypełnienia celu, w jakim zostały zebrane, czyli realizacji i organizacji konkursu, a po jego zakończeniu - przez okres przedawnienia roszczeń. Gdy podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, dane będą przetwarzane do momentu zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu. Gdy podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, dane będą przetwarzane do momentu wycofania zgody na przetwarzanie.

4. OSOBY ODWIEDZAJĄCE PROFIL HLS NA PORTALU SPOŁECZNOŚCIOWYM FACEBOOK

Cel przetwarzania i podstawa prawna:

- prowadzenie bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczonych przez portal Facebook, w tym komunikator Messenger, oraz prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Okres przechowywania danych:

Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

5. KONTRAHENCI (W TYM DOSTAWCY PRODUKTÓW I USŁUG) I OSOBY WYZNACZONE DO REALIZACJI UMOWY

Cel przetwarzania i podstawa prawna:

1. realizacja umowy z Kontrahentem lub podjęcie działań przed zawarciem umowy, na żądanie Kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeśli jesteś Kontrahentem; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeśli jesteś osobą działającą w imieniu lub na rzecz Kontrahenta),
2. realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności księgowych oraz podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
3. cele wskazane w treści zgód na przetwarzanie danych osobowych - jeśli takie zgody były wyrażane (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
4. ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, co stanowi realizację prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Okres przechowywania danych:

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa lub do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy z Kontrahentem –  w zależności, który okres jest dłuższy. Gdy podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, dane będą przetwarzane do momentu zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu. Gdy podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, dane będą przetwarzane do momentu wycofania zgody na przetwarzanie.

W przypadku zbierania danych w sposób inny niż od Państwa - źródło ich pochodzenia i kategorie danych osobowych:

Co do zasady, przetwarzamy dane podawane przez Państwa. Jeśli nie podawali nam Państwo swoich danych, to pozyskaliśmy je od naszego Kontrahenta lub od osoby działającej w imieniu lub na rzecz naszego Kontrahenta. Dane osobowe pozyskujemy w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy, przy czym najczęściej są to: imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu. W przypadku współpracy w systemie informatycznym – także login, hasło oraz historię współpracy.

6. POZOSTAŁE OSOBY WCHODZĄCE W INTERAKCJE Z HLS CARS, W TYM ZA POMOCĄ FORMULARZA KONTAKTOWEGO NA https://www.hlscars.pl/kontakt, ORAZ KORZYSTAJĄCE ZE STRONY WWW ADMINISTRATORA

Cel przetwarzania i podstawa prawna:

1. udzielenie odpowiedzi na zadane pytanie, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
2. zapewnienie funkcjonalności strony internetowej, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
3. cele wskazane w treści zgód na przetwarzanie danych osobowych - jeśli takie zgody były wyrażane (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
4. marketing własnych produktów i usług, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
5. marketing produktów i usług firm współpracujących z Administratorem, na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Okres przechowywania danych:

Co do zasady dane będą przetwarzane przez okres 3 miesięcy od udzielenia odpowiedzi na pytanie. Gdy podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, dane będą przetwarzane do momentu zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu. Gdy podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, dane będą przetwarzane do momentu wycofania zgody na przetwarzanie.

Przetwarzanie danych z plików cookie

Pliki cookies to niewielkie informacje tekstowe, wysyłane przez serwer i zapisywane na komputerze użytkownika strony www.hlscars.pl. W określonych sytuacjach mogą one stanowić dane osobowe, tj. informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Strona www.hlscars.pl wykorzystuje następujące rodzaje plików cookies (na podstawie raportu wygenerowanego na Cookiebot.com na dzień 20.07.2022 r.):

Wyłączenie możliwości korzystania z plików cookie

Domyślne ustawienia przeglądarki w większości przypadków umożliwiają zapisywanie plików cookies. W przypadku braku zgody na korzystanie z plików cookies użytkownik musi samodzielnie dokonać zmiany ustawień / preferencji przeglądarki internetowej. Szczegółowe możliwości i sposoby wyłączenia obsługi plików cookies są zwykle dostępne są w sekcji „Pomoc” danej przeglądarki internetowej.

ODBIORCY DANYCH

W zależności od celu, w jakim przetwarzamy Państwa dane osobowe, HLS Cars może je ujawniać następującym podmiotom:

1. organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów – jeśli jest to niezbędne do realizacji obowiązków prawnych,
2. podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, podwykonawcom, podmiotom audytującym naszą działalność lub rzeczoznawcom, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
3. podmiotom świadczącym usługi księgowe, kadrowe lub prawne – w zakresie niezbędnym do zapewnienia realizacji obowiązków prawnych lub ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń,
4. użytkownikom strony internetowej, mediów społecznościowych lub innej publiczności – w przypadku ważnej podstawy prawnej do upublicznienia danych,
5. firmom utylizującym lub archiwizującym dokumenty i inne nośniki – w zakresie, w jakim dane przechowywane są w wersji papierowej lub na tych nośnikach,
6. firmom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe – w przypadku prowadzenia korespondencji,
7. placówkom medycznym – w razie skierowania na badania medycyny pracy lub wystąpienia innych okoliczności wymagających ich udziału,
8. bankom, zakładom ubezpieczeń oraz pozostałym instytucjom finansowym i płatniczym - w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
9. pośrednikom, agentom i pełnomocnikom działającym w imieniu organizacji,
10. firmom prowadzącym działania marketingowe,
11. Krajowemu Rejestrowi Długów Biuro Informacji Gospodarczej Spółka Akcyjna,
12. hotelom i firmom transportowym.

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo do:

1. dostępu do swoich danych osobowych,
2. sprostowania swoich danych osobowych,
3. usunięcia swoich danych osobowych,
4. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych (zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO, składając sprzeciw, należy wskazać jego przyczyny związane z Państwa szczególną sytuacją),
6. przenoszenia swoich danych osobowych.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą, dostępnych jest w treści art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

Nadto przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.

DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Administratora z wymogów prawa. W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez Administratora danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH

Dane osobowe klientów HLS Cars mogą być przekazywane do Wielkiej Brytanii podmiotowi świadczącemu HLS Cars usługi konsultingowe, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych (art. 45 ust. 1 RODO) bądź – w przypadku państw nieobjętych wspomnianą decyzją Komisji Europejskiej – na podstawie umów z odbiorcami Państwa danych osobowych zawartych w oparciu o standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO)

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY

Państwa dane nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji powodującej skutki prawne lub podobnie istotny wpływ.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Niniejsza Polityka może być okresowo modyfikowana. Modyfikacje mają na celu uwzględnienie zmian w praktykach HLS Cars dotyczących przetwarzania danych osobowych. Istotne zmiany w Polityce będą sygnalizowane za pomocą dobrze widocznych komunikatów umieszczonych na www.hlscars.pl lub dodatkowo innymi kanałami.